Entenda porque a análise de dados não é exclusiva de grandes empresas, mas acessível e disponível para pequenas e médias empresas também

A análise de dados não é um recurso e privilégio somente das empresas de grande porte. Pequenas e médias empresas também geram dados rotineiramente por meio de seus processos, e estes, se extraídos e analisados, auxiliam substancialmente no planejamento estratégico e alcance de objetivos.

O que antes só era acessível para a gestão e administração de grandes empresas, se tornou disponível para empresas de pequeno e médio porte devido ao desenvolvimento da tecnologia. Sistemas e plataformas de coleta e armazenamento de dados para análise foram aprimorados e simplificados, se tornando mais acessíveis. Além disso, é comum encontrar nos softwares a opção de relatórios com diferentes métricas e indicadores.

Ou seja, tanto por meio de softwares dedicados, quanto explorando os relatórios existentes nos diferentes sistemas, é possível adicionar cada vez mais dados para trazer maior robustez a tomada de decisão, eficiência aos processos da empresa, diminuição de perdas operacionais, entre outras possibilidades. 

Ao longo do artigo falaremos com mais detalhes sobre os benefícios da adoção da análise de dados estruturada, como uma ferramenta gerencial.

Desafios a serem superados

Muitas pequenas e médias empresas perdem a oportunidade de potencializar seu negócio e adquirir vantagem competitiva, por diferentes fatores. Por não entenderem ou acreditarem que possam usufruir da análise de dados, ou acharem que será muito caro ou difícil de gerenciar.

Porém, o que elas não sabem, é que de uma forma ou outra, já utilizam os dados em sua gestão, mesmo que de maneira indireta.

Toda empresa, independente de seu porte ou segmento, possui um banco de informações e o utiliza em sua gestão. Sejam informações sobre o perfil dos clientes, números de vendas, relatórios de mercado… se aplicadas junto a soluções adequadas  para as necessidades do negócio, que auxiliam na análise dos dados, a empresa conseguirá tirar ainda mais proveito desses dados que já usam sem perceber em sua gestão.

Alinhando as ferramentas e procedimentos da análises de dados com as necessidades e objetivos de seu negócio, se cria um ambiente favorável ao surgimentos de bons insights e novas perspectivas para o andamento e gerenciamento do negócio.

6 maneiras de pequenas empresas se tornarem mais orientadas a dados

Esta seção do artigo é uma tradução do artigo originalmente publicado no site Small Business Trends, intitulado “6 Ways Small Businesses Can Become More Data Driven”, por Larry Alton.

1. Faça um inventário/Registre os tipos de dados que você está coletando

Atividades diárias e interações com os clientes geram muitos dados. Se você não sabe o que já está disponível para você, não consegue fazer uso.

Algumas fontes são óbvias: se sua loja usa um sistema de PDV quadrado (software utilizado para realização de vendas), você está coletando nomes, tipos de cartões de crédito, horário da compra e muito mais. Outras fontes de dados são menos óbvias: se você colocar anúncios no Facebook, poderá parecer mais profundo do que as taxas de conversão. Quem está clicando nos anúncios, de onde e em quais dispositivos?

Uma rápida olhada no conjunto de dados da Square pode revelar que a maioria de seus clientes são clientes recorrentes. Isso pode inspirar você a iniciar um programa de fidelidade para recompensar seus frequentadores. Com os dados do Facebook, um tipo de postagem pode subir ao topo e levar você a tentar colocar alguns anúncios com o mesmo tipo de postagem.

Isso está apenas andando na superfície dos dados que você provavelmente já está coletando. Pense sobre as possibilidades se você estava coletando intencionalmente outros dados.

2. Mantenha o foco

Depois de considerar a quantidade de dados que você já está coletando, é fácil ficar atolado ou distraído com todas as métricas disponíveis. Considere seus objetivos de negócios e pense em quais números você realmente precisa monitorar.

Digamos que você administre uma cafeteria. Embora os custos com ingredientes sejam importantes, eles não são relevantes para a questão de saber se você deve abrir um local somente drive-thru. Qual é o tempo médio que os membros da sua equipe passam atendendo a um cliente na janela em comparação com o balcão? Qual canal de serviço tem um valor médio de pedido mais alto?

Uma vez que você tenha um objetivo em mente e esteja coletando dados, o próximo passo é simples: reservar um tempo para revisar.

3. Tempo para revisão

Sem revisão e análise, os dados são apenas números que não levam a mudanças. ETL – abreviação de “extrair, transformar, carregar” permite que você coloque esses números em um programa que mostrará uma história.

Reserve um tempo na sua programação uma vez por semana para revisar as alterações mais recentes nas métricas que você está monitorando.

Conjuntos de dados diferentes requerem diferentes ferramentas de análise e visualização. Uma nuvem de palavras pode ser apropriada para verificar tendências nos comentários dos clientes em seu site. Uma análise de regressão é mais apropriada se você estiver tentando provocar uma correlação entre duas variáveis numéricas.

4. Olhe para o quadro grande

As análises podem ser realizadas em vários níveis. A revisão das descobertas de vários conjuntos de dados é fundamental se você quiser ver o quadro geral.

Digamos que você queira saber quais tipos de clientes são mais lucrativos. Bem, você não pode apenas pensar em quais pagam mais dinheiro. Quanto esses tipos de clientes custam para atender? Qual é o valor médio da vida útil?

Responder à sua pergunta principal requer análise multivariada, o que pode ser complicado. Particularmente importante para analisar é quais variáveis ​​dependem de outras: no exemplo anterior, o valor da vida útil do cliente se correlaciona negativamente com os gastos por sessão? Em caso de dúvida, peça ajuda.

5. Dê as chaves à sua equipe

Um vez que você colete e analise os dados, não há motivo para mantê-los longe de sua equipe. Por mais que você queira, você simplesmente não pode tomar todas as decisões pela sua empresa.

Invista em treinamento. Sua equipe precisa saber como acessar seu banco de dados, interpretar os dados e gerar relatórios. 

Pense sobre comunicação também. Crie um conjunto comum de termos. Informe todos sobre por que você está dando ênfase em análise de dados.

Por último, priorize a colaboração. Incentive os membros da equipe a trazer descobertas inesperadas à sua atenção. Recompense-os por trazer idéias inspiradas em dados – como um novo produto ou um mercado-alvo inexplorado – à sua atenção.

6. Comece a exigir dados para decisões

O maior desafio para se tornar mais orientado a dados é cultural: quando você precisa responder a uma pergunta comercial, todos devem submeter-se aos dados e tomar decisões orientadas a dados.

A obsessão por dados é um segredo do sucesso da Amazon. A gigante do comércio eletrônico mantém o controle de 500 KPIs, para que sempre tenha as informações necessárias para tomar uma decisão. Muitas das iniciativas da Amazon começam identificando tendências entre elas, como a correlação entre tempos mais lentos de carregamento da página e menor atividade dos visitantes.

Desenvolva um plano em torno de como, exatamente, você consultará os dados. Defina parâmetros para a quantidade de dados necessária e sobre quais amostras de período de tempo devem ser coletadas. Se você é um restaurante que deseja simplificar seu menu, por exemplo, não pode presumir que o que é pedido para o jantar às quintas-feiras é representativo da semana inteira.

Tornar-se uma empresa orientada a dados é difícil. Mas pergunte aos líderes de organizações maiores e eles lhe dirão: é muito mais fácil fazer isso quando você é pequeno do que uma vez que você escalou.

Benefícios da análise de dados para pequenas e médias empresas

Melhorar o resultado das ações de Marketing e Vendas

Conseguir identificar quais ações de Marketing e Vendas estão gerando melhores resultados é fundamental para alcançar maiores retornos, baseados no investimento realizado. Toda empresa busca ampliar ao máximo o número de vendas, sem ter que necessariamente aumentar o investimento.

Ao implementar indicadores e métricas precisas e alinhadas com os objetivos estratégicos, será possível acompanhar de perto a performance das ações. Aquelas que estiverem gerando bons resultados deverão ser mantidas ou até aprimoradas. Enquanto que as ações com resultados insatisfatórios deverão ser rapidamente corrigidas ou eliminadas. 

Desta forma, você irá direcionar melhor os recursos, colocando dinheiro naquilo que tem maiores chances de trazer melhores resultados.

  • Indicadores e métricas de Marketing e Vendas contribuem para sinalizar a performance das ações desenvolvidas por essas áreas. Ao monitorá-los periodicamente, será possível direcionar melhor os seus esforços, priorizando as ações com maiores chances de gerarem resultados positivos.

Melhora no relacionamento com o cliente

Ferramentas e técnicas de ciência de dados possibilitam identificar tendências, reconhecer padrões e estabelecer relações, para entender melhor o comportamento de seus clientes. Com isso, sua empresa consegue desenvolver os produtos ou serviços de forma que atendam as necessidades de seus consumidores e criar ofertas específicas.

A melhora no relacionamento com o cliente através da análise dos dados se dá porque os esforços serão investidos para cada vez mais melhorar a experiência do cliente com sua empresa, o que por consequência aumenta as vendas e a fidelização.

  • Algumas soluções que fazem parte da análise de dados ajudam a identificar padrões de comportamento de seus consumidores e público. Os dados trazem informações sobre os clientes, seu índice de compras, nível de fidelidade e engajamento, por exemplo.

Reduzir gastos com perdas operacionais

De forma bastante objetiva, perda operacional significa dinheiro jogado fora, em função de uma falha ocorrida ao longo da operação do negócio. O pagamento de uma multa, por ter perdido o prazo de uma fatura, ter que ressarcir o cliente de algum custo, por uma falha na entrega do produto ou serviço, contratar horas extras de um profissional, por conta do atraso de um projeto.

São ocorrências possíveis de serem evitadas, mas que por falhas na operação (falha humana, falha do processo, falha de um sistema etc) elas acabaram acontecendo e gerando um custo para a sua empresa.

Ao criar indicadores de perda operacional e monitorá-los de forma próxima e permanente, você consegue identificar as fontes da onde gastos desnecessários estão ocorrendo. Os indicadores, como o próprio nome já diz, será muito útil para indicar estes ralos por onde o dinheiro está escoando. Ao identificar as fontes, você terá dado um primeiro e importante passo para combater essas fontes de gastos.

  • Crie indicadores de perda operacional para ajudá-lo a identificar fontes de desperdício de dinheiro dentro da sua empresa. Acompanhe constantemente estes indicadores, pois eles poderão evitar que sua empresa jogue dinheiro fora, em função de falhas operacionais. 

Otimização dos processos

Com a análise dos dados, fica mais claro e fácil identificar aonde está dando mais resultados e assim aperfeiçoar processos, e também identificar o que está dando errado para corrigir. Será possível acompanhar e qualificar a evolução e eficiência da equipe e das estratégias que estão em vigência.

  • Usar as informações extraídas dos dados, auxilia a identificar e solucionar problemas, e desenvolver novas formas de estruturar o fluxo de trabalho e as atividades, o que aumenta a produtividade e abre espaço para mudanças que visam otimizar os processos na sua empresa.

Vantagem competitiva

Ter a análise de dados como parte da gestão ajuda a empresa a se posicionar estrategicamente no mercado, principalmente frente a seus concorrentes e demandas do público consumidor. 

Informações estratégicas serão extraídas através das análises feitas em cima dos dados gerados pela empresa, o que guiará a empresa a atuar no mercado de forma mais estratégica e planejada, e a criar e oferecer produtos e serviços alinhados com as demandas que surgem e sempre se alteram na sociedade e de maneira mais otimizada.

  • Tempo e recursos serão poupados, pois as análises dos dados irão guiar as tomadas de decisão e investimentos financeiros.
  • A análise de dados não se concentrará apenas em sua empresa, ela também pode considerar informações sobre seus concorrentes e o mercado em si. Isso ajudará a cruzar as informações para visualizar e entender a posição e progresso de sua empresa.

Imagem: Pessoas foto criado por pressfoto – br.freepik.com