Saiba porque os seus processos e tecnologias precisam caminhar juntos para garantir a confiabilidade dos dados.

Empresas que baseiam suas ações nas informações obtidas através da análise dos dados conseguem potencializar seu crescimento e se distinguir da concorrência. O segundo passo a ser dado em direção a uma gestão em que a análise dos dados seja o referencial para a tomada de decisões é rever seus processos e definir as tecnologias que irão ser utilizadas.

Processos

Os processos da sua empresa precisam, sempre que for possível e viável tanto do ponto de vista financeiro quanto do ponto de vista operacional, gerar dados quantificáveis para desse modo possibilitar a criação de um histórico. Assim, o gestor conseguirá acompanhar e qualificar a evolução e eficiência de indicadores estratégicos. 

Antes de darmos continuidade queremos te perguntar: quais são os seus processos? Como eles têm funcionado?

Essa reflexão é importante porque é necessário que você entenda que são dos seus processos que serão gerados os dados sobre o desempenho da empresa.  Os processos de seu negócio precisam estar claros e alinhado com a missão e visão da empresa, e estruturados de acordo com as metas e objetivos estabelecidos, pois desse modo eles funcionarão e produzirão resultados de acordo com esses alvos.

Processos estruturados para facilitar a geração de dados confiáveis

Dentro da sua empresa, a sua equipe não pode trabalhar independentemente um dos outros, sem uma referência ou padrão definido como modelo. Somente com processos bem estruturados e definidos como prática para todos que se torna possível acompanhar a evolução das atividades e mensurar os resultados em um âmbito geral.

Todos dentro da empresa precisam ter conhecimento e domínio sobre os processos, e os mesmos precisam gerar dados quantificáveis, sempre que possível. O entendimento de que o cumprimento correto dos processos empresariais são necessários para uma boa gestão de dados, e que estes serão vitais para uma gestão eficiente, deve ser de compreensão de todos.

Porém, não basta somente compreender esta ideia. É preciso desempenhá-la com disciplina e comprometimento, entendo que todos os níveis hierárquicos poderão se beneficiar dos dados para acompanhar, corrigir ou aprimorar seus desempenhos.

Por fim, vale destacar que é primordial que os processos estejam 100% alinhados com as premissas de missão e visão da empresa, se não, a empresa não saberá se está produzindo ou para onde está caminhando.

Tecnologia

Estruturados e estabelecidos os seus processos, é o momento de definir as tecnologias que serão usadas como suporte para a coleta e registro dos dados. A tecnologia em si não será a salvadora da pátria, mas o apoio e reforço para o funcionamento e supervisão dos processos.

Os dois precisam andar juntos – processos e tecnologia. A tecnologia será o meio que colocará o processo para funcionar e ajudá-lo a ser mais eficiente. Tão somente entendendo os seus processos que você conseguirá ter noção de qual tecnologia aplicar no negócio. E também é necessário que a tecnologia esteja em linha com as premissas da missão e visão da empresa.

Os recursos tecnológicos serão essenciais para a entrega de informações com maior:

  • Eficiência: fazendo o melhor uso dos recursos, de forma mais produtiva e econômica e;
  • Disponibilidade: possibilitando uma informação acessível e utilizável quando exigida pelo negócio.

A tecnologia o ajudará na coleta, registro, organização e apresentação dos dados gerados pelos processos. Ficará muito mais fácil e simples a busca de informações que você precise para algum tipo de consulta ou para balanço e acompanhamento das metas. 

O Dashboard é um bom exemplo para isso. Ele armazena e disponibiliza, sempre que for necessário, seus dados. Seus recursos visuais facilitam a compreensão das informações geradas, e elas são disponibilizadas de forma rápida e clara, possibilitando que todos a acompanhem, a qualquer momento.

Investimento

O software ou plataforma que você escolher para aplicar em sua empresa não precisa ser caro e ter diversas funções. Para que ele seja efetivo no que diz respeito à aplicação de uma gestão baseada em dados, é importante que ele (além de possibilitar o cumprimento das operações corporativas) armazene, disponibilize e facilite a captura dos dados gerados pela operação..

Foque a sua escolha ao escopo da empresa. A solução tecnológica não precisa ter muitas funcionalidades, mas precisa atender bem as sua necessidades e intenções se você decidir investir nela para a sua empresa. A precisão e integridade dos dados devem ser primordiais na escolha do sistema que registrará todos as informações, fruto das atividades diárias na sua empresa. Existem diversas soluções disponíveis que ajudam a coletar, organizar e visualizar os dados.

Faça uma boa escolha

Ter uma boa apresentação dos dados é essencial. Por isso, na hora da sua escolha, leve em consideração o que o sistema ou plataforma te oferece em relação aos relatórios que produz. Softwares customizáveis permitem que você explore ao máximo os relatórios, cruzando e comparando as informações da maneira que preferir. 

Quanto maior a flexibilidade do sistema para gerar inúmeras opções de relatório, melhor para você, pois será possível ampliar a variedade de captação de informações..

Democratização das informações

Ao optar por uma tecnologia que atenda às demandas da sua empresa, é importante que ela seja de fácil manuseio e interpretação por toda a equipe. Faça com que seus colaboradores fiquem por dentro dessa nova fase da empresa. Invista em treinamento e capacitação através de cursos, palestras e consultoria, para que eles possam aprender sobre esse método de gestão e participar da implementação da tecnologia. 

Ao invés de só alguns funcionários terem acesso às informações, é importante que os resultados sejam analisados sob o ponto de vista da equipe inteira. Desse modo, o conhecimento sobre a realidade unificará as ações e objetivos, e haverá maior colaboração entre os setores da empresa. 

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