Agora que você já passou pela introdução e compreendeu o significado de algumas metodologias e conceitos, é hora de avançar para a aplicabilidade da gestão orientada por dados. Nesta etapa da jornada vamos detalhar alguns passos que consideramos serem importantes para que você consiga ser bem sucedido na adoção de uma gestão orientada por dados.

1. O primeiro passo para adotar uma Gestão Orientada por Dados

O primeiro passo a ser dado para estabelecer uma gestão orientada por dados em sua empresa é ter o total conhecimento a respeito dos objetivos e premissas de seu negócio. É necessário que a missão e visão estejam bem definidos e claros, para que desse modo sejam desenvolvidas metas e objetivos alinhadas com a missão e visão.

Após definir as premissas do seu negócio, faça a si mesmo a seguinte pergunta: De que maneira os dados poderiam ajudar a minha empresa a atingir as metas e resultados esperados? A gestão orientada por dados será um meio para você atingir algo maior. A diversidade de dados e fontes de informações poderá te levar a muitos caminhos, sem uma direção certa. Portanto, para iniciar os trabalhos da maneira correta e ser eficaz neste processo, será preciso estabelecer o que se pretende com os dados.

 

Ferramentas para essa fase inicial

  • Análise SWOT: realiza um diagnóstico para identificar a real situação da empresa e do ambiente que ela está inserida. Com o direcionamento das 4 palavras (traduzido para o português) que formam a sua sigla, (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças) informações são levantadas e novas ações são tomadas com direcionamentos específicos.
  • Método PDCA: esse método é mais direcionado para o tratamento de problemas empresariais específicos, mas também se aplica a essa fase de análise da empresa. Esse método guia às intervenções necessárias para a solução de um problema, principalmente para melhoria dos processos e resultados. Se dividindo em 4 etapas, o PDCA se aplica quando a causa de um problema é desconhecida. Também é indicado para o controle de qualidade e melhoria constante dos processos.
  • Conheça sua persona: persona é o perfil completo de uma pessoa que imaginamos como o cliente ideal para a empresa. Você pode usar a demografia dos compradores, o perfil dos concorrentes e outras características do público da sua empresa para definir a persona de sua empresa. A idade, o local onde mora, a profissão, se tem filhos ou não, são informações que também podem compor a sua persona.

Ter informações estratégicas sobre sua empresa é imprescindível não só para adotar uma gestão orientada por dados mas para a própria sobrevivência de seu negócio. Antes de qualquer mudança dentro de sua empresa, o primeiro passo é fazer uma auto avaliação, para analisar a sua condição atual. A gestão orientada por dados somente será bem sucedida se estiver alinhada com as premissas da empresa, com a missão, visão, metas e objetivos institucionais.

2. Definir processos e tecnologias necessárias

O segundo passo a ser dado em direção a uma gestão em que a análise dos dados seja o referencial para a tomada de decisões é rever os processos da sua empresa e definir as tecnologias que irão ser utilizadas.

Quais são os seus processos? Como eles têm funcionado?

Os processos da sua empresa precisam, sempre que for possível do ponto de vista financeiro e operacional, gerar dados quantificáveis para possibilitar a criação de um histórico. Desse modo, o gestor conseguirá acompanhar e qualificar a evolução e eficiência de indicadores estratégicos.

São dos seus processos que os dados sobre o desempenho da empresa serão gerados. Os processos precisam estar claros e alinhados com a missão e visão da empresa, e estruturados de acordo com as metas e objetivos estabelecidos, pois desse modo eles funcionarão e produzirão resultados de acordo com esses alvos.

Processos estruturados facilitam a geração de dados confiáveis

Somente com processos bem estruturados e definidos como prática para todos que se torna possível acompanhar a evolução das atividades e mensurar os resultados em um âmbito geral. Todos dentro da empresa precisam ter conhecimento e domínio sobre os processos, e os mesmos precisam gerar dados quantificáveis, sempre que possível.

O entendimento de que o cumprimento correto dos processos empresariais são necessários para uma boa gestão de dados, e que estes serão vitais para uma gestão eficiente, deve ser de compreensão de todos. Será preciso disciplina e comprometimento, entendendo que todos os níveis hierárquicos poderão se beneficiar dos dados para acompanhar, corrigir ou aprimorar seus desempenhos.

Tecnologia

Estruturados e estabelecidos os seus processos, é o momento de definir as tecnologias que serão usadas como suporte para a coleta e registro dos dados. Os dois precisam andar juntos – processos e tecnologia. A tecnologia será o meio que colocará o processo para funcionar e ajudá-lo a ser mais eficiente. Tão somente entendendo os seus processos que você conseguirá ter noção de qual tecnologia aplicar no negócio.

Os recursos tecnológicos serão essenciais para a entrega de informações com maior:

  • Eficiência: fazendo o melhor uso dos recursos, de forma mais produtiva e econômica e;
  • Disponibilidade: possibilitando uma informação acessível e utilizável quando exigida pelo negócio.

A tecnologia o ajudará na coleta, registro, organização e apresentação dos dados gerados pelos processos. Ficará muito mais fácil e simples a busca de informações que você precise para algum tipo de consulta ou para balanço e acompanhamento das metas.

Investimento

O software ou plataforma que você escolher para aplicar em sua empresa não precisa ser caro e ter diversas funções. É importante que ele (além de possibilitar o cumprimento das operações corporativas) armazene, disponibilize e facilite a captura dos dados gerados pela operação. A precisão e integridade dos dados devem ser primordiais na escolha do sistema que registrará todos as informações, fruto das atividades diárias na sua empresa.

Leve em consideração o que o sistema ou plataforma te oferece em relação aos relatórios que produz. Softwares customizáveis permitem que você explore ao máximo os relatórios, cruzando e comparando as informações da maneira que preferir. Quanto maior a flexibilidade do sistema para gerar inúmeras opções de relatório, melhor para você, pois será possível ampliar a variedade de captação de informações.

Democratização das informações

Ao optar por uma tecnologia que atenda às demandas da sua empresa, é importante que ela seja de fácil manuseio e interpretação por toda a equipe. Ao invés de só alguns funcionários terem acesso às informações, é importante que os resultados sejam analisados sob o ponto de vista da equipe inteira. Desse modo, o conhecimento sobre a realidade unificará as ações e objetivos, e haverá maior colaboração entre os setores da empresa.

3. Sem o correto registro dos dados, nada funciona

É mais do que importante que todos entendam a importância e benefícios dos dados para a empresa, pois só assim haverá um correto registro dos dados. O objetivo inicial é apresentar os seus funcionários ao que é uma gestão orientada por dados, qual a ideia central e prática diária desse tipo de gestão. Explicar a serventia, aplicação, vantagens, conceitos… é preciso que tudo fique bem claro para que não haja ruídos na comunicação e falta de entendimento quanto a nova temática.

Uma vez esclarecido a parte teórica e conceitual, é necessário estruturar como funcionará a aplicação da coleta e registro dos dados para análise dentro da realidade e rotina atual da empresa.

Trazendo a realidade dos dados para a rotina da empresa

após entender e se conscientizar acerca dos dados, seus funcionários precisarão compreender, dentro desse novo sistema, o que funciona e faz sentido para dar continuidade produtiva na gestão orientada por dados.

São seus colaboradores que aplicam e manuseiam os processos da empresa no dia a dia, por isso que eles precisam entender e se certificar de que a maneira de coletar os dados e registrá-los será viável sem gerar excessos que atrapalhem a rotina. É importante alinhar um processo executável e acessível a realidade da empresa e capacidade dos funcionários. Defina ao lado deles como será a aplicação e execução dos novos procedimentos.

Registro dos dados

O correto registro dos dados se dá no dia a dia com o entendimento, dedicação e colaboração de todos. Por isso a importância da sua equipe entender sobre a gestão orientada por dados e os desdobramentos disso dentro dos processos da empresa.

Todos os colaboradores deverão ter o hábito de registrar os dados que podem ser úteis para a empresa. Uma conversa com o consumidor ao telefone ou uma troca de mensagens no Whatsapp, por exemplo, podem demandar algum registro em uma plataforma de CRM (Customer Relationship Management).

Se a informação é estratégica, ela precisa ser registrada, pois poderá servir para posterior consulta de um tomador de decisão.

Todos os níveis hierárquicos precisam ter o compromisso em registrar, resguardar, manter e disponibilizar os dados. É recomendável que haja uma supervisão ou até mesmo auditorias para se certificar de que os processos estão adequados e que a prática do manuseio dos dados está sendo feita de forma eficiente.

O grande objetivo é que os dados sejam confiáveis, e para garantir isso é indispensável acompanhar para verificar se os dados refletem a realidade e certificar de que os dados cheguem de forma correta no tomador de decisão. Se for identificado alguma falha, priorize a sua correção o mais rápido possível.

4. Mapeamento e estruturação da captura dos dados

Mais importante do que uma solução tecnológica super avançada, é crucial para a geração de dados corretos, uma forte cultura de dados, onde desde o responsável por inserir os dados no sistema até a alta administração da empresa estejam comprometidos em gerar dados apropriados.

Mapeamento dos dados a serem capturados

Quais são os dados que podem apresentar a você como está a eficiência dos processos e saúdo do negócio? Entenda quais são os dados importantes para sua empresa e identificar onde eles estão. A escolha dos dados que serão coletados a partir de agora devem ser baseadas na informação que ele carrega. Após transformá-los em indicadores, eles apontarão a você se os resultados esperados estão perto de serem alcançados ou não.

Mapeamento das fontes de captura dos dados

As fontes de dados de sua empresa podem estar dentro dos domínios da empresa ou fora. Ou seja, os seus dados podem estar em planilhas, sistemas específicos, redes sociais, internet ou nuvem, Google Analytics ou Trends… a lista pode ser longa em alguns casos.

Repare que além dos sistemas utilizados para a gestão e operação da empresa, onde são registrados e armazenados os dados que são gerados cotidianamente através da execução dos processos, você também poderá recorrer a dados de outras fontes como os dados oriundos do seu site, das suas redes sociais etc.

Exemplos de fontes de dados são:

Sistemas de CRM
Banco de dados
Planilhas
Sites
Redes Sociais

O mapeamento é importante para que você identifique e monitore todas as suas principais fontes de informações. Determinando sua fonte de dados e estabelecendo métricas e indicadores de performance, toda informação que for relevante para sua empresa será registrada para acompanhar e mensurar a evolução das metas e eficiência dos processos comerciais.

 

Estruturação dos processos de captura dos dados

Defina processos que sejam executáveis dentro da situação atual da sua empresa para que esses dados sejam atualizados regularmentes. Existem diversas soluções disponíveis que ajudam a coletar, organizar e visualizar os dados. Enquanto você trabalha, você pode ter uma plataforma que trabalhe ao seu lado, contribuindo para o registro e armazenagem dos dados gerados na empresa.

5. Extração, consolidação e transformação dos dados em informação

Após mapear e estruturar de maneira precisa e eficaz a captura dos dados de seu negócio, você organiza e elabora a extração, consolidação e transformação dos dados da sua empresa em informação.

Após definir os dados e as fontes, é o momento da extração. Ela é focada nas metas e objetivos da empresa, que devem estar alinhadas com a missão e visão da empresa. Vale lembrar que os processos de seu negócio precisam estar claros e alinhado com a missão e visão da empresa, e estruturados de acordo com as metas e objetivos estabelecidos, pois desse modo eles funcionarão e produzirão resultados de acordo com esses alvos.

Veja que há inúmeros dados sendo gerados de forma dispersa, em diferentes lugares. Em planilhas você pode ter dados operacionais, como uma transação feita por um cliente. Por sua vez, em um sistema de CRM, você pode encontrar o histórico de compras do mesmo cliente e nas redes sociais você poderá encontrar hábitos e preferências desta pessoa. É preciso que você consolide as suas diferentes fontes de dados em um mesmo local para que seja possível analisar o seu conteúdo e, posteriormente, gerar informações estratégicas.

Ao pegar todos os dados, que anteriormente estavam soltos, e disponibilizá-los em um gráfico, por exemplo, fica mais fácil de extrair as informações que estão contidas nos números. Desse modo, visualizando de forma harmônica e limpa os dados que sua empresa gera e que são definidores quanto a eficiência e sucesso da empresa, você consegue enxergar as informações de forma mais clara. A partir disso, é possível realizar comparativos com o passar do tempo e cruzar as informações da forma que achar melhor. Isso ajudará a empresa a desenvolver estratégias mais precisas.

6. Análise - Hora de analisar os dados

Ter uma boa apresentação dos dados é o que facilita a visualização das informações. Só assim é possível simplificar o entendimento de dados complexos e extrair o máximo de conhecimento de forma visual. Uma boa organização da visualização dos dados, com gráficos, tabelas e recursos visuais certos, ajudam a avaliar a informação que está sendo exposta.

De acordo com as premissas definidas como referências, a análise dos dados é feita e, em cima disso, algumas considerações começam a serem formuladas. Se a visualização dos dados for clara, objetiva e de fácil a compreensão para o leitor, ele terá uma melhor compreensão da realidade apontada pelos dados. Nesse sentido, para facilitar essa visualização, utiliza-se o painel de indicadores.

O momento da avaliação

O momento de avaliação das informações extraídas dos dados é a hora em que o gestor interpreta os dados e consegue obter uma percepção de como está o progresso da empresa frente às metas e objetivos estipulados. Através do que está sendo apontado pelos gráficos, tabelas, números e indicadores, é feito questionamentos e apurações dos “porquês” daquilo que foi constatado.

Mediante a tudo que foi coletado e registrado ao longo de um determinado período de tempo, os dados serão cruzadas e comparadas, para que assim sejam extraídas as informações relevantes e, desse modo, ocorram resoluções fortemente baseadas na realidade observada.

Conectando as informações

A partir da visualização que os dados serão interpretados e é importante que esse processo seja sempre correlacionado com a experiência da equipe. Os dados serão agregados a experiência de quem está analisando, e isto propicia reflexões acerca de tudo que tem sido feito dentro do negócio. Na hora da análise dos dados e avaliação dos resultados, conectar as informações e os pontos cria um ambiente oportuno para o surgimento de insights.

7. Revisão e refinamento das métricas, indicadores e processos que envolvem a análise de dados

 

Ao longo da implementação de uma gestão orientada por dados, busca-se criar condições para o nascimento de uma cultura de dados que seja absorvida por todos os colaboradores da empresa, se tornando algo implícito. Nesse contexto, os dados se tornam parte do dia a dia e referência para a execução das atividades.

Como os dados servirão como referência para a tomada de decisão em diferentes níveis, é preciso ter uma preocupação constante com a revisão e melhoria (ou refinamento) dos processos internos.

Falhas nos processos, ou até mesmo mudanças planejadas, podem acarretar entre outras coisas, em erro no registro ou coleta dos dados. Trocar a fonte da informação, mudar o formato do dado registrado, trocar o local de registro do dado, ter uma nova pessoa desempenhando a tarefa, que não entenda a razão dos registros dos dados, tudo isso pode gerar sérias consequências.

Revisão para a identificar falhas nos processos

A revisão e refinamento dos processos que impactam a análise de dados vem como etapa seguinte a todos os passos a serem dados para ter uma gestão orientada por dados. Isto é, a qualquer momento pode ser necessário realizar um aperfeiçoamento e correção, se for identificado algum tipo de falha ou mudança significativa nos processos da empresa.

A gestão orientada por dados está baseada na responsabilidade que todos na organização possuem de zelar pela qualidade dos dados que estão sendo registrados. Portanto, para garantir que os mesmos sejam fidedignos, é necessário que todo o processo, desde a captação e inserção dos dados nos sistemas, até a geração do painel de indicadores, ocorra sem erros ou falhas. Todos na empresa, a qualquer momento, têm a responsabilidade de zelar pela qualidade dos dados gerados.

Refinamento das metas, métricas e indicadores

Durante o procedimento de análise, as métricas e indicadores são avaliados. Submetendo-os a uma análise crítica, será possível entender o que eles apontam para a partir disso, se for necessário, estruturar e efetuar mudanças. Isto é, dependendo do que for constatado, pode ser preciso alterar ou atualizar as métricas e indicadores.

O refinamento pode ser exemplificado como criar novos indicadores, mais específicos para capturar informações mais objetivas. E até mesmo melhorar e aperfeiçoar um indicador, meta ou métrica antigo.