Saiba as etapas para mapear e estruturar a captura dos dados de sua empresa

Após definir processos e tecnologias necessárias para se ter uma gestão orientada por dados, e entender a importância do correto registro dos dados nessa gestão, é a hora de mapear e estruturar a captura dos dados de sua empresa.

É somente em consonância com os objetivos e metas da sua empresa que os dados serão coletados. De acordo com sua fonte de dados e suas métricas e indicadores de performance, toda informação que for relevante para sua empresa será registrada para acompanhar e mensurar a evolução das metas e eficiência dos processos comerciais.

A precisão e integridade dos dados devem ser primordiais. Para você conseguir extrair informações a respeito da realidade da sua empresa, os dados precisam ser fidedignos, pois não adianta trabalhar com dados que não representam a realidade.

Mais importante do que uma solução tecnológica super avançada, é crucial para a geração de dados corretos, uma forte cultura de dados, onde desde o responsável por inserir os dados no sistema até a alta administração da empresa estejam comprometidos em gerar dados apropriados.

Tendo esse princípio como base, veja agora os três passos a serem dados para mapear e estruturar de maneira precisa e eficaz a captura dos dados de seu negócio.

Etapa 1: Mapeamento dos dados a serem capturados

Quais são os dados que podem apresentar a você como está a eficiência dos processos e saúdo do negócio? A primeira coisa a se fazer nessa parte, rumo em direção a uma gestão orientada por dados, é entender quais são os dados importantes para sua empresa e identificar onde eles estão. 

A escolha dos dados que serão coletados a partir de agora devem ser baseadas na informação que ele carrega. Após transformá-los em indicadores, eles apontarão a você se os resultados esperados estão perto de serem alcançados ou não. 

Etapa 2: Mapeamento das fontes de captura dos dados

Tendo definido quais são os dados relevantes a serem “perseguidos” e onde eles estão sendo gerados e armazenados dentro da sua empresa, é a vez de relacionar quais são as fontes desses dados. 

As fontes de dados de sua empresa podem estar dentro dos domínios da empresa ou fora. Ou seja, Os seus dados podem estar em planilhas, sistemas específicos, redes sociais, internet ou nuvem, Google Analytics ou Trends… a lista pode ser longa em alguns casos. 

Repare que além dos sistemas utilizados para a gestão e operação da empresa, é onde são registrados e armazenados os dados que são gerados cotidianamente através da execução dos processos, você também poderá recorrer a dados de outras fontes como os dados oriundos do seu site, das suas redes sociais etc. 

Exemplos de fontes de dados são:

  • Sistemas de CRM
  • Banco de dados
  • Planilhas 
  • Sites
  • Redes Sociais

O mapeamento é importante para que você identifique e monitore todas as suas principais fontes de informações. Mudanças significativas nas soluções utilizadas podem gerar impactos na captura dos dados, podendo impactar o processo decisório.

Determinando sua fonte de dados e estabelecendo métricas e indicadores de performance, toda informação que for relevante para sua empresa será registrada para acompanhar e mensurar a evolução das metas e eficiência dos processos comerciais.

Etapa 3: Estruturação dos processos de captura dos dados

Como etapa final, é o momento de estabelecer como será feita a captura e atualização dos dados periodicamente. Vale ressaltar que os processos precisam estar gerando dados quantificáveis para gerar um histórico. Só desse modo o gestor conseguirá acompanhar e qualificar a evolução e eficiência da equipe e das estratégias.

Defina processos que sejam executáveis dentro da situação atual da sua empresa para que esses dados sejam atualizados regularmentes. Existem diversas soluções disponíveis que ajudam a coletar, organizar e visualizar os dados. Enquanto você trabalha, você pode ter uma plataforma que trabalhe ao seu lado, contribuindo para o registro e armazenagem dos dados gerados na empresa.

Dependendo dos processos estabelecidos, os seus colaboradores terão que participar de forma ativa e frequente nessa coleta. Por isso é preciso que eles estejam por dentro de tudo o que vai acontecer e como vai acontecer. Ou seja, se preciso for, treine sua equipe e invista em capacitação.

Observação

Tudo o que foi proposto até aqui é concernente a um cenário no qual a análise de dados está sendo implementada dentro da empresa. Após todo esse processo, tudo se torna parte da rotina, não precisando revisitar a todo momento as etapas que citamos. Só é necessário rever essas etapas na implementação de um novo processo ou mudança significativa dentro da empresa.

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