Veja porque é preciso, dentro da gestão orientada por dados, fazer a revisão e refinamento dos indicadores e métricas estratégicas, sempre que necessário, além dos dos processos que impactam a análise de dados.

Após entender e efetuar a extração, consolidação e transformação dos dados da sua empresa em informação, inicia-se uma nova fase de atenção, revisão e acompanhamento contínuo das métricas, indicadores e metas, para que, se for preciso, elas sejam aprimoradas e refinadas.

Revisão e Refinamento

Ao longo da implementação de uma gestão orientada por dados, busca-se criar condições para o nascimento de uma cultura de dados que seja absorvida por todos os colaboradores da empresa, se tornando algo implícito. Nesse contexto, os dados se tornam parte do dia a dia e referência para a execução das atividades.

Como os dados servirão como referência para a tomada de decisão em diferentes níveis, é preciso ter uma preocupação constante com a revisão e melhoria (ou refinamento) dos processos internos. 

Falhas nos processos, ou até mesmo mudanças planejadas, podem acarretar entre outras coisas, em erro no registro ou coleta dos dados. Trocar a fonte da informação, mudar o formato do dado registrado, trocar o local de registro do dado, ter uma nova pessoa desempenhando a tarefa, que não entenda a razão dos registros dos dados, tudo isso pode gerar sérias consequências.

Da mesma forma, como os processos demandam uma revisão e refinamento constante, o mesmo ocorre com as métricas e indicadores utilizados. Existem inúmeros fatores internos e externos que podem justificar uma revisão dos indicadores existentes. A revisão pode apontar para uma necessidade de aperfeiçoamento do indicador, a criação de um indicador adicional ou até mesmo a sua exclusão.

Veja que estamos falando de uma trabalho permanente, que por diferentes motivos, demandará uma revisão e refinamento periódico. Dessa forma, os gestores terão informações consistentes e uma percepção real do desempenho da empresa, o que irá lhes permitir tomar decisões mais assertivas e seguras.

Revisão para a identificar falhas nos processos

A revisão e refinamento dos processos que impactam a análise de dados não vem como etapa seguinte a todos os passos a serem dados para ter uma gestão orientada por dados. 

Isto é, a qualquer momento pode ser necessário realizar um aperfeiçoamento e correção, se identificado algum tipo de falha ou mudança significativa nos processos da empresa.

A gestão orientada por dados está baseada na responsabilidade que todos na organização possuem de zelar pela qualidade dos dados que estão sendo registrados. Portanto, para garantir que os mesmos sejam fidedignos, é necessário que todo o processo, desde a captação e inserção dos dados nos sistemas, até a geração do painel de indicadores, ocorra sem erros ou falhas. Todos na empresa, a qualquer momento, têm a responsabilidade de zelar pela qualidade dos dados gerados.

Qualquer sinal de problema nesse caminho deve ser prontamente checado. Caso seja constatada a falha ou um erro em qualquer lugar dos processos e que este problema pode influenciar a análise de dados, o caso deve ser tratado e corrigido o quanto antes. Como os dados servem de insumo para a tomada de decisões estratégicas, eles precisam refletir a realidade.

Refinamento das metas, métricas e indicadores

Durante o procedimento de análise, as métricas e indicadores são avaliados. Submetendo-os a uma análise crítica, será possível entender o que eles apontam para a partir disso, se for necessário, estruturar e efetuar mudanças. Isto é, dependendo do que for constatado, pode ser preciso alterar ou atualizar as métricas e indicadores.

O refinamento pode ser exemplificado como criar novos indicadores, mais específicos para capturar informações mais objetivas. E até mesmo melhorar e aperfeiçoar um indicador, meta ou métrica antigo.

Exemplo prático

Mudanças no mercado e economia sempre interferem em qualquer tipo de empresa. Em muitos casos, a saída é mudar a estratégia, o que consequentemente implica em mudar os indicadores, metas e métricas. As opções são criar novos, alterar ou atualizá-los para estarem de acordo com os novos objetivos da empresa.

Exemplo de refinamento de indicadores

Em tempos de pandemia global, muitas empresas tiveram que migrar as suas operações para o ambiente online. Muitas empresas tiveram que criar uma loja online como a única maneira de manter-se em operação, vendendo os seus artigos. 

Na venda online, indicadores como taxa de abandono do carrinho de compra, taxa de rejeição do site, fazem todo o sentido. O que não existia no formato de venda física.

Exemplo de refinamento de processos 

São vários os casos onde alterações no dia a dia da empresa geram impactos na análise de dados. Dependendo dos casos os impactos podem trazer consequências severas.

Uma simples alteração do uso de vírgula, no lugar de ponto, ou vice-versa, na hora de inserir um valor em um determinado campo, pode gerar reflexos na apuração de informações financeiras. 

Há sistemas que utilizam o padrão americano para a leitura de números decimais. Neste caso, o ponto serve para separar a parte da fração. No padrão brasileiro é utilizada a vírgula.

Veja que o registro do valor 1.010, no nosso padrão, significa mil cento e dez. Já no padrão americano seria um inteiro e um centésimo.

É importante frisar que toda mudança precisa ser bem discutida e debatida. Ou seja, o crucial nesse momento é ter pessoas chave, de diferentes setores para auxiliar na decisão. A sua inclusão permite que os diversos pontos de vista sejam considerados, proporcionando uma análise muito mais fundamentada e visão crítica e multidisciplinar.

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